工程項目的文件檔案管理論文

  摘要:隨著我國建筑業的快速發展,建筑工程越來越復雜,在施工過程中,產生了大量的工程文件,將這些資料文件有效地儲存和保護起來,并將其進行歸檔管理,是對工程有效開展的重要支持。因此,加強對工程項目的文件檔案管理,不斷完善檔案管理的方式具有非常現實的意義。

  關鍵詞:工程項目;文件;檔案;管理

  隨著我國經濟的不斷發展,我國的各項事業都得到了突飛猛進的發展,建筑業已經成為了我國經濟發展的重要推動力。隨著人民生活水平的提高以及建筑技術的提高,建筑物變得功能越來越多,這使得施工過程中出現了更多的文件記錄等,將這些文件歸檔進行有效管理就成為了施工單位非常重視的問題。

  1工程項目文件歸檔管理的必要性

  隨著建筑業的不斷發展,施工單位越來越認識到了工程項目文件歸檔管理的必要性。首先,工程項目都是非常復雜的,在過程中會產生大量的材料文件,這些文件需要進行有效管理,以方便施工單位可以隨時有效利用,為工程項目提供資料支持和指導。如果文件的材料收集不全,不能進行有效的歸檔管理,就會給查找帶來困難,對工程管理帶來了非常大的麻煩,甚至會影響工程的進程。比如工程中編制的竣工圖如果沒有進行歸檔管理,就會使信息無法得到有效匯總,會對今后的改造工作帶來很多的隱患。從另一方面來講,如果無法對工程文件進行歸檔管理,相關的單位以及部門就無法對這些文件進行有效的審查,這也帶來了很多的問題,對工程的發展是極為不利的。

  工程文件材料是整個工程項目的重要記錄,且每年都在不斷增加,其貫穿于工程項目的提出、調研、立項、審批、設計、施工、竣工驗收等諸多環節。因此,只有利用科學有效的管理方式,將這些不斷產生的文件檔案進行科學的管理,認真核查其準確性和完整性,才能為工程項目提供真正有效的資料支持,為保證工程有序開展下去打下堅實的基礎。

  2對工程項目文件材料進行管理需要有質量要求

  對工程項目中產生的文件進行有效管理,需要對文件材料進行要求,要保證文件材料的質量,一般而言,工程項目文件材料的質量要求為:(1)進行歸檔的文件材料一定要是原件;(2)進行歸檔的文件材料所記錄的內容一定要真實、準確,不做假,要如實反映工程的實際情況;(3)進行歸檔的文件材料應該字跡保持清楚,記錄上有圖片或者圖表的一定要保證圖表或圖片清晰可辨,同時還要保證簽字蓋章的手續完備;(4)進行歸檔的文件材料一定要采用不容易褪色的書寫工具來進行記錄;(5)歸檔的竣工圖一定要加蓋竣工的圖章;(6)存在有錄音和錄像的文件時,一定要確保其載體的有效性。只有保證了以上幾點,才可以使工程文件材料可以得到有效的保護和管理,進而為工程項目提供必要的支持。

  3當前我國工程項目檔案管理中存在的一些問題

  雖然我國對工程項目的文件檔案的管理方式有了長遠的進步,但是當前在管理時仍然存在著很多的問題,比如管理的職責不明確,管理人員的專業素質低,且流動性很大,這些都給檔案管理帶來了很大的麻煩。具體來說,工程項目檔案管理中主要存在著以下問題:

  3.1項目文件管理的職責分工不明確

  職責分工不明確是當前各參建單位最為突出的問題,各參建單位之間文件材料的收集整理分工并不明確,對范圍內應收集歸檔的文件材料不清楚,沒有正確地執行文件形成部門整理文件的規定。

  3.2歸檔文件材料質量不符合規范要求

  在文件檔案的管理工作中,所有的歸檔文件材料質量都有詳細的規范要求,但在實際的工作過程中,歸檔文件的材料質量出現了各種各樣的問題。其中較為突出的有,文件格式不規范,文件材料沒留裝訂線;簽認手續不完整、不真實;使用不耐久字跡材料記錄文件;復印件較多,如施工作業指導書、施工組織設計的報審表為復印件,原材料證明與實驗報告為復印件;文件材料的內容不真實,如竣工圖與設計變更不符等;竣工圖蓋章不規范,如竣工圖紙蓋名章、代簽等等。

  3.3文件材料收集不齊全

  工程項目的開展從前期準備到施工過程中乃至施工結束,涉及到方方面面許多不同的文件,在這些文件的準備過程中,有很多文件容易受到我們的忽視。首先是建設項目前期文件的缺失較多,如土地征用協議、招投標文件等。建設項目設計文件中,初步設計審批文件、批準概算書、預算書等文件也常常出現遺漏。其次,建設項目施工文件,如工程開工報告、質量監督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設計變更通知單、竣工圖紙、工程決算報告等容易出現文件不全的現象。再次,對于建設項目建立文件中的工程進度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質報審表等容易出現問題。最后就是設備文件的不完整,如沒有設備的開箱記錄等。

  4關于做好工程項目文件檔案管理的若干建議

  4.1管理職責、職務劃分清晰

  職責明確是做好工作的基本保障,各責任部門要承擔共同而有差別的責任,綜合管理,優化文件檔案管理的工作效率。基建部門要負責工程項目環境影響報告書、初步設計審批文件、施工、監理、設備合同的收集、積累,并向本單位檔案部門歸檔。規劃部門負責工程項目的立項、審批文件及可行性研究階段文件的收集、積累,向檔案部門歸檔,并負責將工程項目批文、勘察設計合同副本、工程項目可行性研究報告轉發等全部移交給本單位檔案部門。檔案部門負責工程檔案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工單位要負責向設計單位檔案部門移交竣工圖。監理單位負責審核施工單位、設計單位竣工文件、竣工圖的完整、準確性,最后移交給本單位檔案部門。

  4.2竣工文件的編制要求

  工程施工及調試完成后,設計、施工、監理單位應根據工程實際情況和行業規定、標準以及合同約定的要求編制項目竣工文件,監理單位負責審核。文件字跡應清楚、耐久,圖紙圖樣清晰,圖表整潔,簽字認可手續完備、簽名真實,規范,不能代簽名、不能用計算機打印、不能用印章代替簽名。各類記錄表式必須符合規范要求,所填內容真實可靠,數據填寫必須詳細、準確,不得漏缺項,沒有內容的項目要劃掉。

  4.3工程檔案的歸檔保管

  在項目準備階段的立項審批中,需要保管的檔案有選址意見及報批文件,可研報告及批復,項目評估、論證文件,環境影響報告及批復、投(融)資計劃等則檔案部門負責收集、整理歸檔。招、投標公司文件由本單位檔案部門保存原件,工程的合同、協議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存。工程地質、水文、氣象等設計基礎文件、初步設計、施工圖由本單位檔案部門保存。工程的征地、移民、政策處理文件也移交給本單位檔案部門保存。

  結論:工程檔案管理工作對工程項目有著非常重要的作用,其對工程發展提供必要的材料支持。因此,加強對檔案的有效管理,重視文件材料的質量,才能為工程項目提供最為有利的支持,進而促進工程的有序發展。

  參考文獻

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