檔案數字化管理體系建設研究論文

  摘要:隨著我國信息技術的發展,檔案數字化管理體系的建設工作已經取得了很大進步,檔案管理工作的效率及工作的準確性得到了大幅度上升。但在數字化管理體系建設的過程中還存在一些問題,本文就這些問題、電子檔案文件級著錄難點、對策方面的內容進行分析,以期對檔案管理工作及著錄工作的開展提供一些幫助。

  關鍵詞:檔案;數字化管理;體系建設

  信息技術的不斷發展對檔案數字化管理體系的建設提供了更多支持,然而在實際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分,電子檔案文件級著錄工作的重要性逐漸得到提高,對整理效果以及服務效率產生了巨大影響。基于此,欲使檔案管理的服務質量得到提升,需要切實落實電子檔案深度整理工作和文件級著錄工作,下面對相關工作進行闡述了分析。

  1電子檔案文件級著錄難點分析

  1.1著錄規則具有極強的系統性

  目前,我國紙質檔案著錄標準較為完善,電子檔案著錄方面有所欠缺,為了更好的應對電子檔案文件級著錄工作,管理人員需要對著錄規則系統性方面的要求進行明確,對相應的規則體系進行建設和完善。現階段,電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規則體系的不完整所導致的。

  1.2來源方面存在問題

  對電子檔案著錄工作而言,文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結構、內容格式、原文等內容均包含在電子檔案的著錄信息內,同時文件利用與查找的方法之間的關系也是其中的重要組成部分。如今,文檔系統與背景信息一類的內容和電子檔案產生較大的關聯,甚至其本身也具有極其重要的地位,雖然大部分的電子文件可以簡單的獲取來源信息,但也存在一些電子文件的來源復雜(多個人或多個機構),即使來源相同的文件也可能出現分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中,關聯信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復性,對檢索工具與著錄文件進行重復操作時便會造成共享功能的浪費。

  1.3在格式方面的項目設置復雜程度較高

  電子檔案結構中沒有過多的著錄項目,管理人員需要對結構載體特征、規格、類型標識等內容進行著錄,同時需要將字節、字符一類的邏輯格式內容進行著錄,對于程序文檔方面,應將編程語言與版本一類的信息進行著錄。但目前對電子檔案的產生系統方面未能提出相應的著錄規范及要求,文件名、系統、軟件甚至硬件環境方面的情況均包含在著錄工作中。

  2解決電子檔案文件級問題的對策

  2.1搭建軟件平臺,為文件級著錄工作奠定堅實基礎

  管理人員對電子檔案文件級著錄時,若想使著錄工作的水平有所提升,需要結合現代化的信息技術和數字技術,對著錄及管理工作進行完善。通過對文件級著錄軟件平臺的搭建,可以使后續的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高,需要經常對其進行更新或調整,因此著錄工作靈活性較強,若想使電子檔案的應用價值、實用價值得到保障,提高其準確性,管理人員需要通過動態的方式完成著錄工作,進而對傳統著錄工作中的靜態性質進行調整和改變,實現多維度的實時著錄。電子檔案文件級著錄軟件平臺的搭建可以對上述問題進行有效的處理和解決,對全程著錄方面工作的實現具有較高的價值和意義,并且這種方式可以確保管理人員在各個時期能夠更好地控制電子檔案信息,對著錄工作進行實時調整,并將背景信息以及檔案內容當作基礎,促進深度整理工作的開展,最終使著錄工作的效率得到提升,對檔案事業的發展產生更多積極的影響。

  2.2明確著錄標準與規范,促進多級著錄工作的開展

  管理人員需要做好信息資源方面的控制工作,這也是電子檔案文件級著錄方面的重要要求和內容,對其屬性進行分析,可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進行高效的利用,發揮其最大價值,人們需要對文件級著錄工作更加重視,進而促進電子檔案資源的共享。若想實現深度整理,人們需要對著錄標準與規范方面的內容進行明確,同時制定出相應的多級著錄規則,最終使規則趨于完整和完善。此外,人們需要對著錄細則進行明確,這樣在出現著錄方面的問題時,可以依據細則內容對其進行處理。我國標準規范的制訂人員要對國際標準進行研究,完善我國的規則的不足之處。為了使不同級別的實體管理方面的內容可以由電子檔案文件進行明確的表達,管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率,為著錄工作的開展奠定堅實的基礎。在對多級著錄規范和標準進行明確時,需要對社會理論原則方面的內容進行考慮,對實際的工作情況進行考慮,最終形成特有的著錄系統及結構,使其可以獨立對著錄問題進行處理,促進著錄工作效率的提高。

  2.3外包模式及管理工作的細化分析

  管理人員在對電子檔案進行管理時,需要將多級著錄方面的管理工作以及外包模式進行分解,換言之,管理人員不僅需要對電子檔案進行標準、規范的管理,同時還應對自身的服務水平進行提升,使電子檔案配置工作變得更加科學合理,提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對設備、資金以及人員方面進行合理調配,通過有效的管理手段對其進行管理,對操作模式以及外包條件進行規范化處理,最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

  主要參考文獻:

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