婦幼保健院檔案信息化管理探討的論文

  摘要:社會的發展和科技的進步已經在各方面影響著人們的生活,如今,我們可以借助新科技對檔案進行信息化的管理,不僅可以省時省力,還能保證檔案的完整和準確。本文從婦幼保健院檔案信息化的必要性說起,接著談論的是檔案信息化過程中存在的問題,并針對存在的問題提出幾點可行性的建議。

  關鍵詞:檔案管理;信息化;存在的問題;解決措施

  婦幼保健院中的檔案是一個重要的信息,為了保護信息的完整性,婦幼保健院通常會專門成立一個檔案室,設置管理檔案的人員來對檔案進行管理,并且采用的多是書寫的形式,這種雖然很實用,但是存在著很多問題,比如工作人員手寫的失誤,或者是管理中資料的損壞和丟失,都會影響檔案的準確性和完整性。為了保證檔案的完整和準確,也為了迎合社會信息化發展的趨勢,對婦幼保健院檔案進行信息化管理是很有必要的。

  一、對婦幼保健院檔案進行信息化管理的必要性

  在信息化的社會里,加強對婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。首先對檔案進行信息化的管理可以促進婦幼保健院整體的信息化和規范化的管理,提高醫院信息化、規范化的水平。其次,對檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要,婦幼保健院肩負著婦女和兒童健康的使命,對于婦女兒童的信息必須做到科學準確的保管。其次,檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率,傳統的檔案管理方式,不僅檔案歸檔比較麻煩,而且檔案歸檔之后對檔案的調取和使用程序也有很多,造成工作效率低下。對檔案進行信息化的管理,只需要一臺計算機就可以完成,并且歸檔之后,如果需要調動程序只需要打開電腦發出幾個指令即可,實現了對檔案的合理管理和科學配置,提高了工作的效率。

  二、存在的問題

  (一)婦幼保健院的信息化發展不均衡。由于地理位置和政策的原因,我國所有地方的發展水平并不一致,發達地區經濟水平高而且科技信息比較完善,城市的信息化程度比較高,相應的婦幼保健院的信息化也是比較高的,但是我國還有不發達的地區,這些地方經濟實力有限,科技信息閉塞,婦幼保健院的信息化可能剛剛開展或者甚至是沒有開展,對于檔案的管理依然采用的是老方法,也可能存在著沒有專門的檔案室這種情況,對檔案的管理非常的松散。各個地區婦幼保健院的信息化水平不一,是婦幼保健院檔案實現信息化管理中存在的問題之一。

  (二)沒有統一信息化的相關部門。實現婦幼保健院檔案的信息化管理是一項非常復雜的工作,因為每個保健院檔案進行儲存時遵循的方式可能不一樣,而且關于檔案之間的信息又是不流通的,所以就造成了工作的困難性,目前為止還沒有一個專門的統一的對婦幼保健院檔案進行信息化管理的相關部門。

  (三)檔案的安全問題。社會的信息化在給人們帶來便利的同時,也帶來了新的問題,那就是信息的安全性。檔案信息一直都是婦幼保健院的核心信息,因此,在進行檔案信息化管理的時候一定要注意檔案的安全性問題,但是在實際工作中卻有很多影響檔案安全性問題的因素,比如在對檔案進行信息化時,操作人員的密保意識、責任意識以及操作能力等,同時還有計算機的設備問題、互聯網上的病毒等,都是威脅檔案安全的因素。

  (四)檔案管理人員的業務水平不高。婦幼保健院的檔案信息化管理屬于一項新的工作,緊跟著科技的步伐,因此需要檔案管理人員不僅要提高業務水平,還要掌握一定的信息管理技能。但是現在存在的情況是,在婦幼保健院檔案信息化管理的工作中,對檔案進行管理的操作人員能力普遍不強,不能應對工作中出現的各種問題。

  三、解決對策

  (一)提高管理檔案人員的業務素質和能力。檔案管理工作具有雙重特點,一方面是一項業務能力很強的工作,同時又是一項具有服務性質的工作,所以這就要求工作人員具有很高的工作水平,不僅需要工作技能,同時還要具有服務的意識。對此,可以挑選出工作能力強的員工進行信息化管理工作的專門培訓。

  (二)加強對檔案的保護。如果實現婦幼保健院檔案的信息化管理,就一定要做好對檔案信息的保護工作、對此,首先要加強的就是管理人員的保密意識,可以在對管理人員培訓的時候著重保密意識和安全意識的培訓。同時還要加強網絡上的密保工作,最直接最有效的方法就是設置密碼。

  (三)加強婦幼保健院信息化的建設。要想實現對婦幼保健院檔案的信息化管理,可以加強婦幼保健院整體的信息化。由于信息化可以形成一個系統,整體的信息化有助于檔案的信息化管理。對此,婦幼保健院可以引進先進的設備,建立完整專業的數據庫以及安全系統等。

  (四)建立一個統一的檔案信息化管理部門。工作中除了有強大的實施力和完善設備之外,還需要一個有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用,對此政府可以組建一個專門的小組來負責婦幼保健院檔案的信息化管理工作,在檔案信息化管理的工作中,有問題可以直接向這個專門的小組進行反應。四、結束語婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會信息化的趨勢,還有利于婦幼保健院其他工作的開展,并且還能最大限度地發揮檔案信息的作用,是一件弊大于弊的工作,但是在實際開展中卻存在著很多問題,因此,需要我們對問題進行認真詳盡的總結分析并提出相應的解決方案。

  參考文獻:

  [1]秦偉.關于婦幼保健院檔案信息化及管理策略探討[J].甘肅科技,2015,14(2):145-146.

  [2]陳從會,蔣會蘭,劉秀娟.關于婦幼保健院檔案信息化及管理策略探討[J].中國管理信息化,2016,02(8):168.

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