醫院檔案精細化管理應用分析論文

  近年來,隨著經濟水平的提高,醫療條件也不斷得到改善,醫院中的醫療技術條件以及管理水平得到不斷的提升。檔案管理作為醫院管理中的重要組成部分,其管理質量直接影響著醫院各項工作的開展,因此,應該采用科學的管理方法來對檔案進行管理,提高管理效率,降低管理成本,減少管理工作中出錯的概率。

  1醫院檔案管理現狀

  就目前而言,醫院檔案管理工作中主要存在以下兩個問題:①管理制度不夠完善:管理制度不夠完善是我國很多醫院普遍存在的問題,尤其是中小型醫院。相關管理條例的缺失直接導致了醫院檔案管理水平的下降,從而導致重要文件的缺失,并且會影響醫院相關工作的高效開展。例如,若醫護人員不能及時找到重要的研究資料,就會導致工作效率的降低。②管理模式較為粗放:由于醫院管理人員對于檔案管理工作的忽略,導致醫院中檔案管理工作水平較低,沒有統一的管理標準,并且沒有科學的管理方法、管理模式,因此造成了管理效率低下、檔案內容混亂,為醫院檔案的歸檔和查閱增加了一定的難度。同時,醫院檔案管理質量的低下也會影響到整個醫院管理水平。

  2“精細化管理”與“加減乘除法”的含義

  2.1精細化管理

  精細化管理是管理學中一個常見的概念,指通過落實管理責任,將管理責任具體化、明確化,來實現管理工作的高效性。精細化管理的本質是將管理目標進行分解和細化,使之落實到每一個工作人員的身上,從而實現管理的有效性[1]。精細化管理方法最先應用于企業管理中,但隨著市場經濟社會的發展,很多事業單位也逐漸采用精細化管理方式進行管理。醫院中的檔案精細化管理指的是按照規范的管理方法安排好單位中的各項管理工作,不斷將工作細致化,精益求精,從而達到更好的管理效果。

  2.2精細化管理中的“加減乘除法”

  “加減乘除法”在數學中是最基本的運算方法,將該原理應用到醫院檔案管理工作中能夠有效提高管理質量。“加法”指的是不斷增加新的檔案內容、不斷采用新的保管方法、不斷提高檔案保護的技術、不斷增加檔案的利用者,不斷增加檔案錄入的項目數、被管理的檔案數、被整理和鑒定的檔案數、被數字化與開放化的檔案數,加大管理內容的范圍;“減法”是指采用先進的管理方法,降低管理成本,減少管理工作中的出錯率;“乘法”指不斷采用先進的管理方法來完善檔案管理的制度,調動檔案管理工作人員的積極性,提高管理工作的效率,使管理工作達到事半功倍的效果;“除法”是指消除管理工作的安全隱患以及摒棄管理工作中的弊端,不斷提高檔案管理的安全性和高效性[2]。將“加減乘除法”應用到醫院檔案精細化管理中,能夠對于現有管理工作制度進行精細的分析,做得好的方面繼續發揚,做得不好的方面盡量避免,從而使檔案管理工作的效率更高。

  3“加減乘除法”在醫院檔案管理中的應用策略

  3.1通過“加法”來加大檔案管理范圍

  根據《中華人民共和國檔案法》相關規定可知,檔案管理的內容應該包括國家相關機構、社會團體或者是個人所從事的與軍事、政治、經濟、文化、技術等能夠促進社會發展的并具有保存價值的文字、聲像、圖表等。本院已根據相關法律法規將符合以上特點的資料作為檔案管理的對象,并采用紙質或是電子的形式進行保存,包括上級的一些通知與通報、請示與批復,以及醫院運營期間的合同、規劃、協議、醫教研防文書、獎杯、證書等。然而精細化管理要求,在醫院不斷發展、醫療水平不斷提升的現如今,醫院檔案管理也應該與時俱進,不斷增加和細化檔案管理的內容,著重強調將醫患糾紛加入醫院檔案管理的內容中。醫患糾紛是指醫患雙方對于治療后果的認定產生分歧,或者是患方認為在治療過程中,其權益受到侵害,并要求相關的醫療機構對患方損失進行賠償的事件[3]。對于醫患糾紛事件檔案的記錄應該注重細節,包括相關科室、責任人、糾紛原因、解決方式等,并將醫患糾紛與醫護人員的評價評級、績效考核等相掛鉤。糾紛案件的相關材料與說明收集后,應由科室主任審閱和簽字,并以一案一卷的形式進行保存。

  3.2通過“乘法”來強化檔案管理力度

  醫院檔案傳統管理方法中,管理模式單一、管理制度落后,因此管理效率低下。因此,應該加強檔案的管理力度。首先,應該制定明確的管理制度,相關制度應該參照《中華人民共和國檔案法》,并緊密結合醫院的實際情況來進行,不斷完善制度,嚴格執行制度。①檔案管理人員應該執證上崗,并進行定期培訓,確保其具有較高管理專業知識,了解管理工作的相關內容,并能及時更新自身知識,并將先進的技術手段應用到醫院檔案管理當中。②檔案室應該具有足夠的面積,并實施較好的防盜措施,例如安裝防盜門、防盜網等,檔案室內應該明確區分區域,并對于存放文件的區域實施監控攝像管理[4]。③應該加強檔案室人員出入的記錄管理。所有進出檔案室的人員必須進行如實登記,且檔案的借閱必須有相關部門領導的簽字。其次,加強對于醫院運行過程中各類數據的收集和存檔管理,以便通過對于相關數據的分析,為醫院各項活動開展的管理和決策提供數據基礎。醫院中相關總結、計劃、督辦以及年鑒編纂等文稿的撰寫工作,應該由院辦副主任來完成。同時,應該將編纂年鑒、檔案收集、醫院重大事件以及相關宣傳工作相結合,完善醫院中各方面資料的采編,并生成固定院內刊物,對于醫院中各大小事件、工作動態進行記錄。該刊物將作為醫院中各項情報的第一手資料,客觀反映醫院各項科研成果、工作計劃等。

  3.3通過“減法”來降低管理成本

  傳統管理方法中,很多檔案采用紙質記錄方式。大規模的檔案撰寫工作不但會花費很大的人力、物力,并且出錯概率極高,并且紙質檔案會由于重復翻閱受到磨損,無論從人力、物力、財力角度而言,管理的成本均較高。尤其是在精細化管理的制度下,管理的內容、計算難度都不斷增大,手工抄錄和計算已經不能滿足相關檔案管理的要求。隨著電子科技的進步,數字化管理已經被廣泛應用于各項管理工作中[5]。因此,在允許的范圍內,我們可通過電子存檔的方法取代傳統的紙質存檔,實現管理工作的數字化、規范化,不但能夠降低管理成本,節省大量的人力、物力,還能夠有效減少管理工作中的錯誤率。同時,可以采用電子監控設備對于檔案室進行監控,并有專人負責監控室,也能有效減少檔案管理工作中人力成本。在電子監控室中,監控人員可以同時對于幾個或是十幾個檔案室進行監控,不但能夠提高監控的效率,還能將檔案室中的實時狀況進行記錄。當有突發狀況發生時,電子監控記錄能夠為辦案提供強有力的線索。電子監控設備在檔案管理的應用中發揮了極大的作用。

  3.4通過“除法”來消除安全隱患

  醫院檔案管理工作中的安全隱患較多,例如火災、潮濕、盜竊、蟲咬等都可能會導致檔案的損壞。因此,檔案管理室中應該做好防火、防潮、防竊、防蟲的工作,將檔案保管安全工作精細化。檔案保管室內,應該杜絕火源,并且應備有足夠數量的滅火器,以免意外的火災導致檔案的損壞[6]。同時,紙質檔案應該妥善保存,避免直接與地面、墻壁接觸;還應加強檔案管理室內的巡邏工作,以免出現機密文件被盜的現象,還應做好檔案室內的定期殺蟲工作,避免紙質文檔遭到蟲咬破壞。除了檔案管理方式上的安全隱患,還應包括管理內容上的隱患。采用數字化檔案管理方式,能夠將相關的資料進行合理收集、科學歸檔,并定期對于相關檔案進行整理、歸類、排序、編號等,查閱時只需要將關鍵詞、檔案編號、文件名等輸入,就能快速搜索出相應的文檔、文件,有效消除傳統管理過程中亂序、遺失等危險因素。同時,還能有效實現多人同時查閱,提高查閱效率。

  4結語

  醫院檔案精細化管理扭轉了醫院檔案管理制度不完善、管理方法不科學、管理效率低下的趨勢,有效提高醫院中檔案管理工作的質量。將“加減乘除法”應用到醫院檔案精細化管理工作中,拓寬了管理內容的范圍、強化管理工作的力度、降低管理工作的成本,同時還能有效降低管理工作的安全隱患,使醫院相關檔案管理工作效率更高,為醫院的發展作出更大貢獻。

  [參考文獻]

  [1]張嘉偉.論精細化管理與公立醫院檔案建設[J].蘭臺世界,2016(3):50-52.

  [2]朱麗麗,李娜,宋茂民,等.“加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的探討[J].中國病案,2016(6):51-53.

  [3]趙躍玲.探討精細化管理在病案管理當中的應用[J].經營管理者,2016(16):436.

  [4]高蓉.醫院檔案建設中精細化管理的方法[J].辦公室業務,2016(15):27.

  [5]高萌.精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務,2016(13):115.

  [6]李莉,李秀云,段慧.談我院磁性載體檔案的精細化管理與保養維護探討[J].世界最新醫學信息文摘,2014(7):22-23,30.

  [7]王欣宇.檔案資源建設對提升醫院運營管理作用探析[J].蘭臺世界,2016(22):71-73.

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