信息化技術在高校檔案管理的應用研究論文

  摘 要:信息化技術在高校檔案管理中能夠幫助檔案信息數字化構建,提高管理效率,使之規范化、標準化,當前檔案工作呈現出資源多元化、載體多樣化、管理現代化的發展趨勢。

  關鍵詞:信息化技術;計算機;高校檔案;管理

  一、高校檔案管理現存的問題及現狀分析

  (一)高校檔案管理意識薄弱

  在傳統的高校檔案管理工作中,很多學校領導對檔案的重視程度遠遠不夠,一般認為,高校的發展重點只在教學和科研上,檔案工作是檔案部門的事,與學校其他教學科研部門的工作沒有太大的關系,所以導致了一些重要的文件資料不能及時歸檔,造成積壓甚至丟失,嚴重的影響了檔案的完整性與安全性。

  (二)檔案的管理方式落后

  近年來各高校檔案館(室)的館藏數量都在大幅度增長,并且這種增長勢頭繼續保持,增長幅度還在增加。20世紀90年代以來,檔案館藏更以驚人的速度在增長,但是面對檔案的增長,許多高校的檔案工作還停留在以手工管理為主的落后管理方式上,即使有條件的學校以計算機作為輔助管理,計算機的功能也僅限于簡單的檢索和查詢基本信息及事務,沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式,不能從根本上改變檔案管理耗時長、速度慢、利用率低、信息涵蓋不全等問題。同時,隨著信息技術的不斷發展,很多電子文檔不斷出現,這不僅極大的增加了檔案管理工作的難度,還加大了檔案管理工作人員的勞動量,在這種情況下,如果高校還仍舊應用傳統管理方式,就很容易導致檢索速度慢,查準率、查全率低,檔案材料不齊全等問題的出現。

  (三)檔案管理人員素質還需不斷提高

  在高校檔案管理中,缺乏具有全日制檔案管理專業畢業的高素質高層次人才,缺乏既懂信息化技術又通檔案業務的“一專多能”復合型人才,因此,高校檔案人員的素質還需不斷提高,在完善日常管理工作的同時,還要對現代化檔案管理理論不斷鉆研,在科研成果上有所建樹。

  二、信息化技術在高校檔案管理中的應用

  (一)構建檔案信息數字化

  數字化是高校檔案管理工作的新趨勢,要實現文檔信息完整完善的存儲,就必須結合光盤存儲技術、計算機網絡技術及寬帶數據通信傳輸技術,讓各種形式的信息資源數字化。數字化高校檔案信息管理系統,是目前國內最先進的多媒體信息管理系統之一。該系統采用先進的多媒體、網絡技術,配置兩臺服務器組成了雙機后備系統,采用Client/Server結構、TCP/IP等;通信協議、Un5X操作系統、Win-dows 2000操作系統、Oracle大型數據庫管理系統、300GB的HP磁光盤庫、多種類型的掃描儀、MPEG-1及MPEGZ壓縮系統、專業級錄像播放編輯機,使用多種軟件開發工具。將檔案目錄建庫、紙質、圖片、播音信息數字化,使得來館查檔者可在閱覽室直接上機,檢索瀏覽館藏檔案信息。檔案管理工作的數字化,可以大大的提高檔案的檢索利用效率,豐富了檔案開發利用手段,加快了檔案信息化管理和規范化管理的步伐,同時一批珍貴檔案原件得到了有效的保護。隨著檔案數據庫規模的不斷擴大,信息化手段的檔案管理形式會越來越受到各高校的重視,其作用也會得到更大的發揮。.

  (二)信息技術在檔案工作中發揮的重要作用

  首先,利用各種信息技術,可以使檔案工作部門快、精、準地完成各項任務,實現檔案工作技術走向現代化道路的目標。

  其次,信息技術的應用,可以使檔案管理工作規范化、標準化、高效化。

  最后,信息技術的應用,可以提高工作人員專業素質。在信息化管理的過程中,要及時對檔案工作人員進行專業知識和技能的培訓,讓他們學習先進技術和操作方法。培養一批具有良好的思想政治素養和職業道德,熱愛檔案事業,掌握系統的檔案專業知識和最新科學管理技術的檔案專業人才。

  三、16校檔案管理的發展前景

  (一)檔案資源呈現多元化趨勢

  隨著睿土會經濟的不斷發展,人們的物質生活和精神生活都變得豐富多彩,而在檔案資源中,也日益展現出多元化的趨勢。以紙質文件為主,各種電子文本、音像資料、網絡資料等在高校全部檔案資源的比重日益增多,面對這一變化,高校檔案管理工作中首要的就是強化檔案資源的收集,不斷豐富和優化檔案館藏結構,突出電子文檔在檔案資源建設中的地位,及時調整檔案接收領域和接收內容,把接收范圍擴大,實理檔案資源多元化。

  (二)檔察載體的多樣化趨勢

  由于檔寒資源的多元化,必然會導致檔案載體的多樣化,紙質檔案、電子檔案、實物檔案成為了檔案存儲的主要內容。文字信息是指以符號形式存在的信息形式,每括漢字在內的由各類字符組成的文本,主要用于褒字處理,但是這種傳統的紙質載體已經不能滿足社會發展的需要了,尤其是電子檔案的高速發展,決定了檔案載體必然會呈現出多樣化的趨勢。在電子檔案保存中,一般利用計算機進行信息(如照片、錄音、錄像等多種載體檔案)的處理、錄入和保存,采用光盤系統作為海量存儲系統。

  (三)檔案工作現代化趨勢

  現代社會的發展日新月異,在這個“信息爆炸的時代”里,面對高速的信息流通和傳遞,必然要求在檔案管理工作中,提高對信息文檔進行采集、存貯、處理和祗出速度,提高檔案管理工作的服務質量。檔案部門是信息部門的組成部分,檔案工作現代化是社會進步的客觀需要,也是檔案工作發展的必然趨勢。梢案管理工作應該以嶄新的面貌服務于高校師生,逐步采用科學的管理手段,利用先進的科學技術和裝氤、不斷的解決檔案工作面臨的挑戰,改善管理。提高工作效率。

  綜上所述隨著社會的進步、檔案信息的多元化,檔案娠務對象、服務內涵、服務方式也發生了很大的變化,在這種新形勢下,要求高校檔案管理工作人員的科學發展觀來提高自我認知水平,與時俱進,不斷開拓創新,利用信息化技術去武裝自己,提高檔案管孵的綜合素質,使得檔案管理工作可以更好的為帝蚊全體師生提供更優質的服務。

  參期寵獻:

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