基層人事檔案規范化管理研究論文

  人事檔案記錄了人才的各方面信息,包括個人基本情況、求學經歷、工作經歷、受獎懲情況、人事調動等等,是人事部門了解人才、任用人才的重要參考依據。鑒于這一點,各基層單位應對人事檔案管理工作高度重視,做好基層人才的開發及選用,為基層工作做好服務。因此,基層人事檔案部門需加強規范化建設,促進該項工作順利開展。

  一、人事檔案管理工作之重要性

  人事檔案記錄著個人信息,是部門單位選用人員的依據,對個人工作及生活影響深遠。人事檔案不僅記錄了個人各方面的經歷情況,還是個人品質、能力的重要憑證,個人的勤、績、廉、德、能等信息皆于其中有所反映。人事檔案管理工作做得好不好,對于人力資源開發具有重大意義。另外,人事檔案在基層人員干部選拔、評優評獎中皆具參考意義。而人事檔案管理工作之優劣,將對基層員工之工作質量與效率產生深遠影響。同時,人事檔案管理還是衡量基層單位、部門干部職工工作水平與能力的重要標志。因而,做好人事檔案管理工作,及時收集、整理、保存人事檔案資料,利用好檔案資源,才能夠進一步推動基層單位工作的高效開展,發揮基層人才的最大作用。

  二、如何優化基層人事檔案規范化管理

  (一)提高領導干部對人事檔案管理的認識。檔案工作往往見效慢,容易受到基層領導干部的忽視。要想充分發揮人事檔案管理工作的效用,實現規范化的管理,需要基層單位領導對人事檔案工作引起高度重視,并提供一定的支持,這是做好人事檔案管理工作的重要前提。基層單位領導應提高認識,將人事檔案管理工作作為日常管理事務來對待,將其納入議事日程,組建領導小組定期督查、指導該項工作,形成“主要領導重視抓、分管領導負責抓、檔案人員具體抓”的良好格局,保障該項工作責任到人,高效開展。

  (二)建立健全人事檔案管理制度。科學合理制度是干好基層人事檔案管理工作的保障。人事檔案管理工作紛繁復雜,特別是基層人事檔案管理內容多而雜,煩瑣細碎,若缺乏制度的約束,將會使工作變得無據可依,無章可循,也難以調動檔案工作者之工作積極性。因而,需建立健全人事檔案管理制度,包括對文件的歸檔借閱、收集整理、核對保管、傳遞轉調等工作做好制度指導,使檔案管理人員嚴格按照制度辦事,避免人事檔案損壞、遺失等現象的發生。為避免重復工作,提高工作效率,還需對檔案的分類管理、加工裝訂、編排存放等工作進行嚴格規范,以利于檔案的便捷查閱和操作,提升檔案管理服務水平。此外,基層單位還需建立符合本單位實際的人事檔案管理考核制度,對人事檔案管理工作進行定性、定量的考核指導,實施動態化管理,進一步規范人事檔案管理工作。

  (三)提升基層人事檔案管理人員的綜合素養。基層人事檔案部門要想實現規范化管理,還需要提升檔案工作人員的素質,打造一支專業化人才隊伍。具體而言,基層單位需選拔一批具有高度責任意識、工作細心認真、忠于職守、具有保密意識并掌握人事檔案管理專業知識的人才從事基礎人事檔案管理工作,并為其提供學習及培訓的機會,使之與時俱進,掌握先進的理論知識和專業技能,更好地做好該項工作。另外,基層檔案管理人員還要加強制度學習,增強法律意識,并定期開展業務交流會,促進檔案人員相互學習,共同進步,以提升其綜合素養。(四)加強對人事檔案的保密管理。保密工作是基層人事檔案管理的重要內容,貫穿于人事檔案收集、存檔、整理、利用的每一環節,是確保檔案信息安全的有效手段。人事檔案管理部門應提高員工對檔案工作的認識,嚴格規范工作流程,對于單位職工重要的個人資料及涉密內容要認真保存,避免職工隱私及秘密泄露,確保單位工作的有序開展,提升單位公信力。此外,對于人事電子檔案應確保網絡環境安全,有效防范病毒入侵和hacker攻擊,并對檔案進行加密保護,以防信息被篡改和泄漏。

  三、結語

  社會的發展以及人事制度的革新,對基層人事檔案管理工作提出了更高的要求。基層人事檔案工作者只有充分認清社會發展形勢,了解人事檔案管理的重要性,提高工作認識,加強專業知識學習,才能進一步優化人事檔案管理模式,實現檔案信息的規范化、系統化、科學化管理,為基層單位的發展提供更好的服務。

  參考文獻:

  [1]李增敏.淺議基層單位人事檔案管理[J].黑龍江史志,2015(4).

  [2]李新梅.淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].商,2015(27).

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