文書檔案規范化管理與研究論文

  【摘要】本文主要以事業單位文書檔案管理現狀作為出發點,從以人為本、積極引入現代化信息技術兩方面探討了加強企事業單位文書檔案規范化管理的具體對策,以期為提高企事業單位文書檔案管理效率提供一些參考和意見。

  【關鍵詞】企事業單位;文書檔案;規范化

  一、引言

  文書檔案管理是企事業單位內部管理體系的重要組成部分,是提升單位管理與服務質量的關鍵要素。在文書檔案管理中,分類和歸檔是核心部分。但是隨著現代化水平的提升,企事業單位的文書檔案管理工作出現了諸多問題。這就需要單位結合具體情況,針對問題提出具體的解決措施,促使文書檔案管理工作更加科學化、規范化。

  二、企事業單位文書檔案管理現狀

  當前,我國企事業文書檔案管理理念和管理方法較為落后,且企事業單位領導對文書檔案管理工作并不重視,也沒有結合企事業單位實際情況健全和完善文書檔案管理制度,導致企事業單位文書檔案工作無法滿足發展所需。首先,企事業單位領導不夠重視文書檔案管理工作。這是造成文書檔案管理資金不足的主要原因,無論是人員配置還是設備配置,都無法滿足企事業單位實際要求。甚至不少企事業單位文書檔案部門人員均是兼職人員,或者是依靠單位領導裙帶關系進入檔案管理部門的關系人員,兼職人員專業能力欠缺、關系人員綜合素質較低,這是造成單位文書檔案管理工作效率和服務質量低的關鍵要素。其次,單位沒有加大對文書檔案工作人員的培訓,也沒有做好崗前和崗位培訓工作,導致工作人員的綜合素質普遍低下、責任意識不強、管理水平不高。這種惡性循環致使企事業單位檔案管理工作的針對性不強,準確性不高,也就不能充分發揮文書檔案管理部門應有的作用和效益。

  三、加強企事業單位文書檔案規范化管理的具體對策

  (一)以人為本。隨著國家的進步和社會的不斷發展,以人為本思想逐步被推廣和應用至各行各業。將以人為本思想引入企事業單位文書檔案管理工作中,是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領導需要加強對文書檔案管理工作的重視,并加大對文書檔案部門的人力、物力、資金投入力度,加強對工作人員的關注,從而使工作人員充分認識到文書檔案管理工作在單位內部管理體系的重要性。除此之外,單位領導應積極加強與工作人員之間的有效溝通與交流,真正深入群眾內部,了解工作人員的實際需求和心理情緒,并引導各部門之間加強溝通與聯系,從而確保文書檔案管理工作的順利實施,并促使文書檔案工作引起各部門領導的認可與支持,實現提高文書檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外,單位領導應積極創設有利條件,增加工作人員學習與培訓的機會,進而提高工作人員專業能力和綜合素質。并做好人員配置工作,綜合分析人員的綜合能力,將其安排在最為合適的崗位,進而促使工作人員在工作中找到歸屬感,并實現其自身價值。對于培訓活動的安排與展開,應安排專業人員負責,從而在提升工作人員綜合能力的同時提高他們的責任意識,為企事業單位建立一支專業能力強、綜合素質高的管理隊伍奠定堅實的基礎。(二)引入現代化技術。隨著現代信息技術的不斷發展,企事業單位應改變落后單一的文書檔案管理方式,結合現代化信息技術,促使文書檔案管理方式逐步向現代化、數字化、網絡化方向發展。將現代化信息技術引入企事業單位文書檔案管理體系,不僅可以大大提高檔案管理工作效率,還可以提高文書檔案管理工作的真實性和完整性,對于構建新型管理模式具有積極的促進作用。1.健全和完善各項管理制度,促使管理制度的規范性和科學性。健全和完善管理制度的目的是確保文書檔案管理工作順利展開,并確保管理工作規范化,進而滿足單位發展所需。單位應配置專門的檔案室負責管理文書檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理,都需要事先征求科室主要負責人的同意才能執行。2.提高工作人員的計算機操作能力。在構建現代化和數字化管理模式的同時,單位領導應積極引入計算機,將計算機作為培養管理工作人員管理水平的主要工具,從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計算機建立資料檔案,將文書檔案資料及時錄入數據庫,利用計算機進行資料管理,這樣既可以給上級領導檢查提供便利,又可以減少不必要的人力和資金投入。另外,其他部門需要文書檔案資料時,可以直接用電腦將資料發送至部門主要負責人處。由此可見,利用計算機管理企事業單位文書檔案工作,既可以提高文獻檢索速度和檔案管理效率,又可以確保文書檔案資料的完整性和真實性。

  四、結語

  隨著現代信息技術的不斷發展,企事業單位的文書檔案管理工作取得了不錯的成效。但是由于單位領導的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后,導致單位文書檔案管理工作不夠規范化。針對以上問題,單位領導需要加強對文書檔案管理工作的重視,并結合單位實際情況健全和完善管理制度,積極引入現代信息技術提高文書檔案管理效率,從而進一步滿足單位的發展所需,為促進企事業單位的長遠健康發展提供保障。

  【參考文獻】

  [1]劉世英.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].辦公室業務,2013(15):100.

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