檔案科學化規范化管理研究論文

  摘要:檔案是人們在各項社會活動中逐漸積累形成的各種具有保存價值的原始記錄和文獻資料等,它是社會發展的真實記錄,是厚重的歷史積淀下留給我們的寶貴財富。隨著信息技術的不斷發展,檔案工作也發生了深刻的變化,檔案資料的來源更為廣泛,內容更為豐富,形式也更為多樣,這些都對我們當前的檔案管理工作提出了更新、更高的要求。信息化時代背景下,如何提高檔案管理的科學化水平,促進檔案規范化管理,則成為新時期檔案管理工作的重要任務。本文主要分析了當前檔案管理工作中存在的問題,對新時期如何實現檔案的科學化、規范化管理提出了相關對策和建議。

  關鍵詞:新時期檔案管理;科學化規范化;對策建議

  檔案資料真實地記錄了歷史進程中的點點滴滴,深刻反映了社會發展各階段的整體面貌,是歷史留給我們的寶貴財富。加強檔案管理不僅可以避免檔案資料的丟失、損壞,使其可以繼續長期保存下去,并且可以使其更加方便利用,為我們今后的工作以及社會、歷史研究等提供寶貴的,甚至是唯一的參考信息資料,提供各方面的歷史經驗和指導。檔案管理的內容很多,包括對各種類型檔案資料的收集、鑒定、整理、保管以及統計、利用等各項工作內容。隨著社會的發展和改革開放的不斷深入,檔案管理的重要性也日益顯現,我們必須要順應信息化時代發展,不斷更新管理觀念和管理方式,使檔案管理工作與時俱進,才能不斷提高檔案管理的科學化水平,使檔案管理更加標準化、規范化、現代化,更好地適應新時期檔案管理的新形勢。

  一、當前檔案管理工作中存在的不足

  (一)管理觀念落后,重視程度不夠。很多檔案工作者對檔案的重要價值和管理的重要性認識不足,使得其管理觀念跟不上,管理重視程度也有所不足。一些檔案管理者認為自己就是一個“資料保管員”,只負責各種檔案資料的收集和保管,確保其不丟失、不損壞就算完成任務,管理工作總是處于一種被動的、安于現狀的狀態,缺乏現代化的創新管理理念,使得檔案的利用程度也不高,發揮的作用也很有限。一些領導也缺乏對檔案工作足夠的重視和投入,檔案工作的環境條件很差,人員待遇不高,在繁雜瑣碎的管理工作中,使一些管理者也認為自己的工作可有可無,并喪失了工作的積極性。

  (二)管理設備陳舊,技術手段落后。由于領導重視程度不足,使得檔案管理方面的財力、物力投入也很有限,管理設備設施缺乏更新,一些檔案館的建設不夠標準、規范,達不到使用要求;一些檔案部門的管理技術手段也較為落后,甚至還停留在手工工作的方式中,計算機技術的應用和檔案管理信息化建設明顯滯后。有些檔案部門雖然配備了計算機等先進的硬件設備,但利用程度也不高,缺乏實際的操作應用,造成了設備的閑置浪費。

  (三)檔案管理人員綜合素質有待提高。檔案工作繁雜瑣碎,要求嚴格,需要管理人員具備很強的責任心和細致嚴謹的工作態度,對人員的專業知識和知識面要求也較高,并且隨著檔案管理信息化的發展,新時期檔案工作對人員的綜合素質和業務能力有了更高的要求。但目前不少檔案部門現有的人員結構中年齡偏大的人員居多,人員綜合素質偏低,很多人員雖然懂得檔案管理方面的知識,但對于信息技術卻知之甚少,一些現代化的管理技術和管理設備不會使用,操作不熟練,檔案管理規范化建設止步不前。

  二、新時期提高檔案管理科學化水平的對策

  (一)完善制度建設,促進檔案管理規范化。管理制度建設是促進檔案管理規范化的基礎,只有在統一的管理制度和規范標準約束下,才能使管理工作有章可循、有據可依,使檔案管理工作在統一的標準要求下有條不紊地開展。首先建立起領導主管,檔案人員分管的管理責任制,明確各自管理職責,形成一級抓一級,一人管一攤的管理格局;同時要進一步完善檔案管理的歸檔制度,借閱保密制度,庫房管理制度,檔案安全制度等各項規章,嚴格執行,并在實踐中不斷改進完善,以制度化來推進檔案管理的規范化。

  (二)不斷提高檔案人員綜合素質,促進檔案管理科學化。檔案人員的綜合素質直接決定了檔案管理工作的質量,因此,提高檔案管理科學化水平就必須要狠抓人員素質建設。首先檔案人員必須要掌握檔案管理的專業知識,鼓勵他們參加各種培訓活動,努力提高其專業素質;加強人員制度學習,使他們明確檔案管理的各項制度和規范要求,工作中嚴格按制度管理,按規范操作;同時檔案人員還要不斷學習科學的、先進的管理技術和方法,熟練操作計算機和相關管理軟件,不斷提高自己的檔案信息化管理能力,努力成為一名既懂檔案專業知識,又懂信息化管理的新型復合型檔案管理人才,從而不斷推進新時期檔案管理的科學化。

  (三)加強檔案信息化建設,促進檔案管理現代化。新的社會發展形勢下,社會信息化程度越來越高,并成為未來各行各業發展的趨勢,檔案管理部門也必須緊跟時代發展,努力提高檔案工作的信息化水平,從而促進檔案管理的現代化。首先,應加大相關設備設施等管理硬件的投入,增加、改建、擴建符合標準的,符合檔案安全管理要求的現代化檔案館所;增加檔案室的硬件配套設備,引進國內和學習國內外先進的檔案管理設備和操作程序,實現檔案管理由手工方式向信息化方式的轉變,檔案資料由紙質檔案向電子檔案的轉變,從而便于檔案的收集、管理和查閱、利用,充分發揮檔案管理服務社會,服務歷史研究的重要作用。

  三、結語

  新的時期,面對檔案工作新的要求,我們必須改變過去對檔案管理的錯誤理念,加大管理投入,加強對檔案人員的教育培訓,逐步完善管理制度體系,不斷提高檔案管理信息化水平,才能使檔案管理真正走上科學化、規范化管理的道路。

  參考文獻:

  [1]張萍.論檔案管理規范化建設[J].人力資源管理,2012(03).

  [2]王菁慧.我國檔案管理信息化建設的探討[J].哈爾濱文藝,2012(5).

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