電力企業檔案管理現代化研究論文

  1引言

  在社會經濟迅猛發展的背景下,電力企業對文書檔案管理提出了更為嚴格的要求,在現代化信息服務的基礎上,不斷完善企業文書檔案管理的模式,提高文書檔案管理業務工作的水平和質量,以推進電力企業檔案管理信息化的建設,使之更好的服務于企業發展。

  2新時期電力企業文書檔案管理的要求

  目前,信息化建設主要目的在于通過對現有信息資源的開發和利用,將信息的帶動服務作用充分發揮出來。電力行業是一個涉及知識和技術的高密集單位,其直接關系到我國國民經濟的發展,而電力企業文檔是企業在進行經營生產活動中產生的,其記錄了企業發展過程中的主要活動,能夠為企業發展規劃提供最為直接的依據。因此,電力企業應將文書檔案管理和信息化建設緊密結合起來,提高檔案的利用率,充分發揮文書檔案管理的實時服務功能,并利用現有的信息技術手段來提高文書檔案管理的現代化水平,以確保電力企業能有效提高文書檔案管理工作的質量和水平,同時這也是電力企業文書檔案管理在新時期需要滿足的新要求。

  3電力企業文書檔案管理存在的主要問題

  3.1忽視了文書檔案管理的重要性

  目前,諸多電力企業僅認為文書檔案管理工作是文字性工作,只需要一些簡單的文字說明,未意識到文書檔案管理在電力企業發展中的重要作用,不清楚文書檔案對電力市場的影響。由于文書檔案管理得不到企業高層應有的重視,導致這些電力企業在文書檔案管理方面的投入不足,出現檔案室設施不全、保管條件和保管手段落后等現象,從而無法為企業提供高質量、高效能的服務。

  3.2文書工作與檔案管理缺乏銜接性

  在實際工作中,諸多電力企業并沒有將文書工作與檔案管理工作很好的聯系到一起,在一定時間內,針對同一件事情文書工作和檔案管理工作若不能有效的整合在一起,極易產生差距,且在出現問題后的處理方式也不相同,這對文件的統一性與完整性造成一定影響,不利于促進電力企業的持續發展。

  3.3文書檔案利用率低

  由于部分電力企業的文書檔案管理工作流走于表面形式,導致很多檔案資源不能有效利用到電力企業的管理工作中,再加上現階段的文書檔案管理工作未能充分運用到科學信息技術,很多數據資料無法實現數字化管理,很多工作需要以傳統的人工方式完成,極易在實際工作中出現誤差。若電力企業的文書檔案管理工作到位,數據資料完整,可為電力企業的持續發展提供可靠的資料資源,提高電力企業的工作效率,從而為電力企業的發展奠定堅實的基礎。

  3.4文書檔案數字化管理水平低

  結合當前社會經濟發展的主要特點,數字化管理是適合當前電力企業文書檔案管理的最佳形式,提高文書檔案管理的科學性與有效性,可有效滿足現代社會發展的趨勢。但電力企業對數字化建設不重視,缺乏對數字化管理的相關專業知識,缺少詳細的標準和制度來實行數字化管理,未能將電力文書檔案資源的效用充分發展出來,嚴重制約了電力企業發展的腳步。

  4電力企業加強文書檔案管理的措施

  4.1加強檔案專題管理,提高檔案利用率

  專題檔案是指電力企業及個人在某項重大活動或專題工作中直接形成的載體檔案,可為電力企業制定科學決策提供可靠的材料依據。專題檔案的領域相對廣泛、檔案形成時間具有偶然性,因此,電力企業在收集專題檔案時需采用專門的收集方法,結合電力企業專題檔案的管理特點及原則等,針對性的采取不同方法對文件材料進行調整,比如針對企業各項重大主體活動的專題檔案可構成一個獨立的全宗,再由檔案管理部門按照整理檔案的規則對專題檔案進行編目和鑒定。企業重大活動文件檔案應組卷,按照重大活動中形成文件的規律及原則,依據問題的特征實施檔案分類分卷工作,盡量為電力企業提供文書檔案實時服務,充分發揮專題檔案的重要價值,提高檔案的利用率。

  4.2加強文書檔案數字化管理,提高數字化水平

  所謂的文書檔案數字化管理主要是指利用數據壓縮技術、高速掃描技術等將企業的文書檔案系統組織成一個合理有序的檔案信息庫。①電力企業文書檔案數字化建設的目的在于針對文書檔案建立目錄數據庫,從而為電力企業實現企業信息活動的全面掌控奠定基礎。②電力企業文書檔案信息的數字化即是在目錄數據庫的基礎上運用高速掃描技術,通過掃描錄入的方式將文書檔案中所涉及的內容按照原貌圖像進行存儲,并編制相應的目錄索引,以為電力企業文書檔案的數字化建設提供優質服務。

  4.3加強人才隊伍建設,提高工作人員的業務水平

  ①完善人才的任用制度。通過多種有效措施吸引專業能力強,且具備現代管理意識的人才,并根據崗位及人才的實際情況進行編制;②根據現代社會對電力企業發展的需求,加強對檔案管理人才的培訓,不斷優化管理人員的知識結構;③利用講座、交流會等形式,加強電力企業內外人才之間的信息交流,實現信息資源的共享;④企業應為檔案管理人員的未來發展提供更多的機會,幫助其做好職業生涯規劃,以實現其自身價值,提高人員對崗位及企業的責任意識。

  4.4提高文書工作與檔案管理的銜接性

  加強文書工作和檔案管理工作的相互融合,相關工作人員應加強研究自身所處崗位的特點和性質,在兩者存在差異化的基礎上,實行統一管理。電力企業檔案管理人員需嚴格執行相關的管理制度,及時準確的接收文件、核對文件,整合資源,若發現與實際不符或出現錯誤,應及時向文書工作人員反饋,確保文書檔案的質量。另外,電力企業檔案管理部門應對借閱制度進行完善,做好文書檔案的保護工作,避免丟失遺漏。

  5案例分析

  A是從事電力企業文書檔案管理工作的人員,在剛開始從事文書檔案管理工作時,所有的文件檔案均是在記錄本上登記后,將其送至檔案室,若企業內部員工需要進行查詢或借閱的話,需從記錄本上逐一查找,且記錄好借閱人的借閱時間和歸還時間,一旦工作處于繁忙狀態,極易出現登記錯誤。近兩年,該企業越來越重視文書檔案管理工作,加強文書檔案管理的數字化建設,將傳統手工模式與現代先進技術相結合。該企業每年三月份均會開展“電力設施保護宣傳月”的活動,2016年2月份,企業領導要求A將2015年3月“電力設施保護宣傳月”活動的相關檔案調出來,以借鑒相關數據來擬定今年的活動計劃。A通過數字化檔案管理信息系統在檢索的地方輸入“2015年電力設施保護宣傳月”,系統會立即檢索出2015年電力設施保護宣傳月的相關內容,如表1所示,大大提高檔案的查詢速度和效率。

  6結語

  綜上所述,在市場經濟不斷發展的背景下,對電力企業文書檔案管理中存在的問題進行分析,并根據新時代發展對檔案管理的要求,不斷創新改革,建立與現代文書檔案管理相適應的制度規范,并積極探索與當前電力企業發展相適應的運行模式,以將文書檔案管理在企業發展中的推動作用充分發揮出來。

  參考文獻:

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