地籍檔案資源管理實踐論文

  一、加強協調溝通,檔案移交達成共識

  從上世紀開始,市檔案局各任領導都曾與市財稅局聯系,希望他們能將保存的土改時期地籍檔案移交進檔案館,但由于各種原因一直未能成功。現任領導班子十分重視這一工作,緊緊抓住檔案年檢和每年檔案目標管理認定的時機做工作,動之以情、曉之以理,認真宣傳地籍檔案整合的必要性和重要性。2012年,借財稅局新領導班子上任之機,市檔案局領導再次與對方聯系,從《檔案法》的規定、地籍檔案資源整合后方便百姓查閱利用等方面加強溝通,積極爭取土改地籍檔案落戶市檔案館,最后雙方達成共識。同時,經過努力,法院方面也同意將保存的地籍檔案移交給檔案館。

  二、規范移交手續,檔案進館“塵埃落定”

  自市財稅局同意移交檔案后,市檔案局立即著手接收前的準備工作,對地籍檔案保管狀況進行檢查摸底。在檢查中,市檔案局發現這批土改時期的地籍檔案管理未能達到規范化要求,需要進行接收前的重新整理。經與財稅局再三商定,最終確定由兩家單位共同出資出力進行,財稅局出資采購必要的檔案用品和雇請整理人員,檔案局負責檔案整理的具體指導。經過2個月的奮戰,將1385卷地籍檔案裝入專門定制的檔案卷盒,并以戶為單位將這些地籍檔案信息全部錄入電腦,共著錄檔案目錄27萬條。檔案整理完工后,雙方履行了檔案交接手續,原保存在市財政局的土改地籍檔案正式移交給市檔案館。同月19日,市法院也向市檔案館移交了有關地籍檔案。地籍檔案接收進館后,市檔案局立即對地籍檔案進行了搶救保護,其中的破損和霉變部分被一一修裱。

  三、整合檔案資源,查閱利用方便快捷

  整合地籍檔案資源的主要目的是為了方便老百姓的查閱利用。市檔案館在地籍檔案接收進館后,立即制定了相應的查閱制度,并在《溫嶺日報》和檔案網站上進行了大幅度的宣傳報道;同時為提高查檔效率并減少提供利用時對檔案原件造成的損傷,市檔案館對原先館藏中的6000多張地籍圖紙進行了掃描加工,以數字形式對外提供利用;在檔案目錄數據庫中建立民國地籍檔案與土改地籍檔案的對應關系,并利用電腦進行科學管理。

  對民國時期與土改時期的地籍檔案資源進行整合,在使檔案資源完整性得到保證的同時,大大方便了老百姓的查閱利用。自此,人們只需到市檔案館就可以查閱所需的地籍資料。采用現代化手段對地籍檔案實行統一管理和利用計算機進行檢索后,只需幾分鐘就能查到所需檔案。據統計,自2012年7月2日地籍檔案進館至8月31日,市檔案館共接待100多人次的查閱利用,檔案的查準率和查全率明顯提高,受到查檔用戶的一致好評。

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